ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE F/H

Poste en CDD saisonnier à pourvoir du 01-02-21 au 31-07-21
Basé à Venelles
 

La Direction Technique constitue le bras opérationnel du Festival d’Aix-en-Provence : elle intègre, en son sein, les activités de conception des décors, leur réalisation puis leur montage, en période Festivalière ou à l’occasion de tournées internationales.

Basée à Venelles, la Direction Technique compte 11 salariés permanents mais elle s’accroît, dès le mois de novembre, à l’ouverture des ateliers. Lieu des répétitions, elle accueille les équipes artistiques au mois de mai en même temps qu’elle investit progressivement les lieux de représentation saisonniers, principalement localisés à Aix-en-Provence. Après la phase de montage des décors et des répétitions, la Direction Technique vit au rythme dense des premières et des représentations.

Intégrer la Direction Technique revient à s’immerger dans un univers à part entière, à travailler au sein d’équipes pluridisciplinaires aux profils variés, et à un rythme de travail oscillant au rythme de l’édition annuelle.

Pour accompagner la préparation et la réalisation de l’édition 2021, la Direction Technique recherche un.e assistant.e administratif.ve dont les missions et les responsabilités sont décrites ci-après.

RATTACHEMENT

Direction technique
Responsable hiérarchique : Responsable du Pôle Administratif et Financier

PRINCIPALES MISSIONS ET RESPONSABILITES

En lien avec la responsable du pôle administratif et financier, l’assistant.e administratif.ve contribue à la gestion administrative et comptable de la Direction Technique.

De façon très précise, voici décrites les tâches qui vous seront confiées :

1. Assistance à la gestion administrative :

• Accueil, standard téléphonique et gestion du courrier
• Gestion des voyages de l’équipe technique et des scénographes (voyages + hôtels)
• Gestion des ordres de missions et défraiements
• Suivi des cartes de parking et des téléphones du personnel technique
• Suivi et édition des badges du personnel
• Comptabilisation et distribution des places de générales pour le personnel techniques et les invités de la Direction Technique

2. Assistance à la gestion comptable :

• Saisie, édition et envoi des bons de commandes et des factures
• Relations fournisseurs
• Suivi des caisses et avances du personnel technique
• Suivi et commande des fournitures
• Envoi et réception des colis et marchandises

3. Assistance à la gestion administrative RH

• Saisie et édition des contrats de travail au statut intermittents
• Saisie et clôture des heures

NOUS RECHERCHONS

Titulaire d’une formation de type Bac+2 en comptabilité ou en gestion, vous bénéficiez idéalement d’une première expérience professionnelle réussie sur un poste similaire obligatoirement polyvalent.

Doté.e de compétences informatiques avérées, notamment sur Excel et idéalement sur Sage, votre compréhension de la langue anglaise écrite vous permet de travailler facilement dans cette langue. Doté.e d’un solide esprit analytique, vous disposez également d’un sens adapté du reporting.

Vos excellentes qualités relationnelles vous permettront d’assurer l’interface avec tous les services de la Direction Technique et de répondre aux sollicitations quotidiennes de l’ensemble de ses salariés.

Dans un contexte d’activité parfois intense, vous savez faire preuve d’anticipation et d’organisation pour parer à toutes les situations d’urgence. Rigoureux.se et précis.e, vous savez/aimez travailler en équipe et vous avez le goût de la réflexion/action collective.

La connaissance de notre secteur d’activité serait un plus.

PRÉCISIONS SUR LE POSTE

• Poste en CDD saisonnier basé à Venelles, à pourvoir du 1er février au 31 juillet 2021.
• Salaire : groupe 7 de la convention collective des entreprises artistiques et culturelles et selon grille du Festival d’Aix en vigueur.

FOCUS SUR NOTRE ENTREPRISE

Depuis 1948, le Festival d’Aix fait vivre l’opéra devant les publics d’aujourd’hui, avec des programmes d’une grande diversité présentés sur les scènes nationales et internationales les plus prestigieuses. Reconnu pour son excellence, le Festival d’Aix encourage l’émergence de jeunes talents et est un lieu d’innovation unique dans les domaines artistique, éducatif et de médiation ; il est ainsi à l’initiative de réseaux professionnels à dimension européenne et méditerranéenne.

PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Dans le cadre de ses recrutements, le Festival d’Aix promeut la diversité et la mixité professionnelle.

Pour postuler, merci d'envoyer votre CV et votre lettre de motivation avant le 15 janvier 2021 à l’intention de Sandrine BARON (rh.administration@festival-aix.com).