— 11 février 2020

PRESTATAIRE TRANSPORT

  • Contexte de l’appel d’offre
  • Description du besoin
  • Conditions de candidature
  • Sélection du prestataire par le Festival
  • Publicité
  • Calendrier
  • Contact

I. Contexte de l’appel d’offre

L’Association pour le Festival International d’Art Lyrique et l’Académie Européenne de Musique d’Aix en Provence (ci-après « le Festival ») a pour objet la programmation et la diffusion de spectacles lyriques et musicaux et organise à cet effet un Festival d’art lyrique à Aix-en-Provence, en juin et juillet. Le Festival utilise régulièrement dans ce cadre des prestations de transport pour ses invités, ses artistes et son personnel. Le transport de cette clientèle – souvent internationale - nécessite une prestation de haute qualité et une grande disponibilité, en correspondance avec l’activité intense et l’image de marque du Festival.
Le Festival, qui n’est pas soumis à la règlementation relative à la passation de marchés publics, a souhaité rendre public un appel d’offres afin de mettre en concurrence les prestataires de transports susceptibles de correspondre à ces critères.
Le présent cahier des charges a pour objet de définir l’étendue, les modalités et les conditions de transport des passagers que devra réaliser la société de transport, pour le compte du Festival, pour la période allant du 15 mars 2020 au 14 mars 2021.

II. Description du besoin

a. Prestations attendues
  • Transport des passagers et marchandises (bagages, instruments, courses alimentaires, brochures, etc.) demandés, sans limitation kilométrique, pour un volume d’environ 2.000 courses entre mi-mai et fin juillet.
  • Mise à disposition d’un service de gestion et de coordination comprenant une permanence téléphonique 7j / 7j, de 9h à 23h, dont la mission sera l’enregistrement des demandes de courses du bénéficiaire et l’organisation des plannings quotidiens des chauffeurs.
    Il est entendu qu’au-delà de ces horaires, un des salariés du prestataire restera joignable afin de pallier à toute urgence éventuelle.
    Les demandes de courses seront adressées directement au prestataire par téléphone et/ou par email et devront être confirmés par retour d’email.
    Tout changement sera également notifié par email sauf les changements de dernière minute.
  • Mise en place d’un planning journalier et détaillé (heure et adresses de prise en charge et de dépose, nom de la / des personne(s) transportée(s), références du collaborateur du Festival qui a envoyé la demande).
    Ce planning sera envoyé aux collaborateurs du Festival désignés spécifiquement par ce dernier tous les soirs J-1 avec les courses programmées pour le jour J et les suivants. Des mises à jour de planning seront envoyées en cas de besoin.
    Le transport des artistes étant lié au processus de création artistique, une grande flexibilité et réactivité est nécessaire pour la réalisation de la prestation : tout ajout ou annulation de dernière minute ne pourra entraîner de pénalité.
  • Le prestataire fournira des véhicules avec chauffeurs en quantité suffisante pour la réalisation de la prestation : 4 Minibus au minimum et 1 véhicule pouvant assurer les courses VIP.
  • Le prestataire s’engage à prendre connaissance de la Charte de Développement Durable des fournisseurs du Festival d’Aix-en-Provence (PDF EN TÉLÉCHARGEMENT) et à se conformer aux principes énoncés concernant, en particulier les dispositions relatives au respect de l'environnement, à la protection des droits de l’homme et des conditions de travail, aux bonnes pratiques en affaires et à la contribution au développement local et social.
  • Le prestataire garantira la mise à disposition de véhicules avec chauffeurs apportant toutes conditions de confort et de sécurité pour les passagers.
  • La présence de chauffeurs parlant l’anglais ou toute autre langue étrangère serait un plus.
b. Conditions financières
  • Le Festival souhaite mettre en place une tarification forfaitaire en fonction de type de courses effectuées.

    Les forfaits fixes devront être définis pour les courses de types suivants :
    1. Courses dans les limites de la ville d’Aix-en-Provence
    2. Courses de 10km (ex : Parking Pasteur – Ateliers du Festival à Venelles)
    3. Courses de 20km (ex : Gare TGV Aix / Les Milles – Centre-ville d’Aix-en-Provence)
    4. Courses de 30km (ex : centre-ville de Marseille / Aéroport de Marseille – centre ville d’Aix)

    Les courses longue distance (ex : Aéroport de Nice – centre-ville d’Aix, etc.) feront l’objet de demandes séparées.
     
  • Les règlements s’effectueront de la manière suivante :

    - période de août à avril inclus : règlement à 30 jours, sur la base d’une facturation fin de mois ;

    - période de mai à juillet inclus :
    mai : le Festival versera un acompte de 30% du chiffre d’affaires prévisionnel des mois de mai, juin et juillet, établi et validé par les deux parties, pour règlement à réception de facture par le Festival;
    mai, juin et juillet : règlement à 60 jours, sur la base d’une facturation fin de mois, déduction faite de l’acompte de mai.
    Le prestataire fournira à chaque fin de mois une facture détaillée accompagnée d’un fichier récapitulatif des courses effectuées et chiffrées (format Excel).

III. Conditions de candidature

Les candidats souhaitant proposer leur collaboration devront adresser un dossier constitué comme suit :

  • Une présentation du prestataire et de ses références dans le secteur concerné (références des grands comptes clients, lettres de recommandation, preuves de la formation continue des chauffeurs, etc.)
  • Copies des licences en cours (VTC, transport de marchandises)
  • Copies d’attestations d’assurances auprès d’une compagnie notoirement solvable pour son activité, ainsi que pour les risques liés au transport de personnes
  • Grille tarifaire selon les besoins formulés dans paragraphe II.b
Les dossiers de candidature seront à adresser par email (10Mo maximum) à Valeria Brouillet (valeria.brouillet@festival-aix.com) le 28 février 2020 au plus tard.

IV. Sélection du prestataire par le Festival

Les candidatures seront examinées en fonction des critères suivants :

  • Réponse aux objectifs et besoins du Festival
  • Tarifs proposés
  • Références fournies
  • Respect des réglementations en vigueur, notamment en matière d’hygiène et de sécurité
La sélection du prestataire par le Festival se fera à son entière discrétion et ne sera pas susceptible de recours par les candidats non retenus.

V. Publicité

Le Festival assure la publicité du présent appel d’offres via une publication sur son site internet http://www.festival-aix.com, en ligne jusqu’à la clôture des dépôts de candidatures. Ces modalités de publicité ne sont susceptibles d’aucune contestation par les candidats. 

VI. Calendrier

  • Lancement de l’appel d’offre et ouverture des candidatures : 11 février 2020
  • Clôture des dépôts de candidatures : 28 février 2020
  • Examen des candidatures et sélection : 2 mars > 6 mars 2020
  • Informations du candidat sélectionné et des candidats non retenus : au plus tard le 9 mars 2020

VII. Contact

Toute question sera adressée par email à Valeria Brouillet (valeria.brouillet@festival-aix.com).